Порядок в документах дома означает, что любой член семьи может найти нужную бумажку быстро и без нервов. Чтобы добиться такого результата, нужна удобная система хранения (и дело тут не в шкафчиках и полочках).
Организация хранения документов – это прежде всего сортировка и объединение бумаг по смысловым группам.
Для начала нужно собрать все документы в одном месте, перебрать их и избавиться от лишних, устаревших бумаг. Далее распределяем их по категориям (у каждой семьи будут свои категории). А затем для каждой категории заводим свою папку и подписываем её.
Совет: канцелярские принадлежности покупайте на последнем этапе. Когда вы уже понимаете какие именно, какого размера и сколько вам потребуется папок, файлов и т.д.
Распределяем документы по категориям:
- Отдельная папка-конверт для каждого члена семьи (разного цвета, чтобы сразу было понятно где чья)
В ней будут храниться личные документы:- паспорт
- свидетельство о рождении
- ИНН
- СНИЛС
- медицинский полис
- сертификат о прививках
- аттестат
- дипломы
- свидетельства
- удостоверения и т.д.
- Оплаченные квитанции
Можно хранить в электронном виде – сфотографировать или отсканировать.
А можно в папке с файлами. Тогда в один файлик складываем все квитанции по коммуналке за 1 месяц. Таким образом, когда пройдет 3 года, старые квитанции можно будет выкинуть, а освободившийся файлик использовать для нового месяца.
Даже если квитанции оплачены онлайн, они могут пригодиться в спорных ситуациях. Хранить их рекомендуется 3 года.
В одной папке могут храниться совершенно разные квитанции. Тогда понадобится разделитель – лист с названием подраздела:- коммунальные платежи (квартплата, электричество, газ, домофон)
- налоги
- штрафы
- образовательные услуги (детский сад, дополнительные занятия)
- в этой же папке можно хранить бумажки, связанные с коммунальными службами (поверка и документы на счетчики, адреса и телефоны коммунальных служб и т.д.)
- Недвижимость (документы на квартиру, дачу)
- Автомобили (все документы, связанные с машиной)
- Договора (банковские, трудовые, на интернет, телефоны и т.д.)
- Кредиты
- Инструкции и гарантии (но многие инструкции есть в интернете, поэтому оставляем не все)
- Медицина (на каждого члена семьи свой файлик – справки, заключения, рецепты и т.д.)
- Свидетельство о заключении брака
- Наследство
- Домашние животные
- Ксерокопии и фотографии для документов
- Архив – сюда помещаем документы, которые в принципе не нужны, но возможно еще пригодятся

Где хранить документы?
- Для хранения документов лучше выделить какую-нибудь отдельную полку в шкафу или стеллаже. Желательно, чтобы они находились там, где будет удобный доступ к ним. Например, в прихожей – вы сможете перед выходом взять нужный документ, а вернувшись домой, сразу вернуть его на место.
- Заведите в прихожей отдельную корзину “Входящие”.
Все бумаги, которые вы принесли домой, можно положить туда – это могут быть чеки, бумажки, скидочные купоны и т.д., однако периодически её нужно очищать.
Порядок в документах дома будет тогда, когда вы научитесь отсортировывать ненужные бумаги до того, как они попадут на полку с документами. - Хранить документы нужно в недоступном для маленьких детей месте.
0 комментариев