Организация хранения документов. Как навести порядок в документах дома?

Порядок в документах дома означает, что любой член семьи может найти нужную бумажку быстро и без нервов. Чтобы добиться такого результата, нужна удобная система хранения (и дело тут не в шкафчиках и полочках).

Организация хранения документов – это прежде всего сортировка и объединение бумаг по смысловым группам.

Для начала нужно собрать все документы в одном месте, перебрать их и избавиться от лишних, устаревших бумаг. Далее распределяем их по категориям (у каждой семьи будут свои категории). А затем для каждой категории заводим свою папку и подписываем её.

Совет: канцелярские принадлежности покупайте на последнем этапе. Когда вы уже понимаете какие именно, какого размера и сколько вам потребуется папок, файлов и т.д.

Распределяем документы по категориям:

• Отдельная папка-конверт для каждого члена семьи (разного цвета, чтобы сразу было понятно где чья)
  В ней будут храниться личные документы:
  • паспорт
  • свидетельство о рождении
  • ИНН
  • СНИЛС
  • медицинский полис
  • сертификат о прививках
  • аттестат
  • дипломы
  • свидетельства
  • удостоверения и т.д.



• Оплаченные квитанции
  Можно хранить в электронном виде – сфотографировать или отсканировать.
  А можно в папке с файлами. Тогда в один файлик складываем все квитанции по коммуналке за 1 месяц. Таким образом, когда пройдет 3 года, старые квитанции можно будет выкинуть, а освободившийся файлик использовать для нового месяца.
  Даже если квитанции оплачены онлайн, они могут пригодиться в спорных ситуациях. Хранить их рекомендуется 3 года.
  
  В одной папке могут храниться совершенно разные квитанции. Тогда понадобится разделитель – лист с названием подраздела:
  • коммунальные платежи (квартплата, электричество, газ, домофон)
  • налоги
  • штрафы
  • образовательные услуги (детский сад, дополнительные занятия)
  • в этой же папке можно хранить бумажки, связанные с коммунальными службами (поверка и документы на счетчики, адреса и телефоны коммунальных служб и т.д.)
    
    
• Недвижимость (документы на квартиру, дачу)
• Автомобили (все документы, связанные с машиной)
• Договора (банковские, трудовые, на интернет, телефоны и т.д.)




• Кредиты
• Инструкции и гарантии (но многие инструкции есть в интернете, поэтому оставляем не все)
• Медицина (на каждого члена семьи свой файлик – справки, заключения, рецепты и т.д.)
• Свидетельство о заключении брака
• Наследство
• Домашние животные
• Ксерокопии и фотографии для документов
• Архив – сюда помещаем документы, которые в принципе не нужны, но возможно еще пригодятся

Где хранить документы?

• Для хранения документов лучше выделить какую-нибудь отдельную полку в шкафу или стеллаже. Желательно, чтобы они находились там, где будет удобный доступ к ним. Например, в прихожей – вы сможете перед выходом взять нужный документ, а вернувшись домой, сразу вернуть его на место.
• Заведите в прихожей отдельную корзину “Входящие”.
  Все бумаги, которые вы принесли домой, можно положить туда – это могут быть чеки, бумажки, скидочные купоны и т.д., однако периодически её нужно очищать.
  Порядок в документах дома будет тогда, когда вы научитесь отсортировывать ненужные бумаги до того, как они попадут на полку с документами.
• Хранить документы нужно в недоступном для маленьких детей месте.

Промокоды на скидки ждут вас тут